E-Rechnungen empfangen, lesen, bezahlen

Ab dem 01.01.2025 muss jeder Unternehmer in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen und damit auch zu lesen und zu bezahlen.

E-Rechnungen versenden

Grundsätzlich müssen E-Rechnungen nur im B2B-Bereich, d.h. an andere Unternehmer versendet werden.
Ausgenommen sind außerdem

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
• Rechnungen über Leistungen die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)

Für Umsätze bis 31.12.2026 können weiterhin Rechnungen auf Papier oder mit Einverständnis der Empfängers in einem nicht E-Rechnungs-Format per Email versendet werden.

Für Umsätze ab dem 01.01.2027 müssen alle Unternehmer deren Vorjahresumsatz (also Umsatz 2026) mehr als 800.000 € betragen E-Rechnungen versenden.

Für Umsätze ab dem 01.01.2028  müssen alle Unternehmer E-Rechnungen versenden.

Um eine E-Rechnung zu empfangen benötigen Sie nichts weiteres als eine Email-Adresse, da auch E-Rechnungen im Regelfall per Email als Anhang verschickt werden.

Es kann sinnvoll sein von Anfang an eine gesonderte Adresse für den Empfang von E-Rechnungen vorzusehen, z.B. rechnung@salzinger.de.

Bitte beachten Sie die Ausführungen zu: Wie muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?

Der Gesetzgeber definiert eine elektronische Rechnung in § 14 Abs. 1 UStG als Rechnung die

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht
• der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der
  entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments
  und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen
  Aufträgen entsprechen oder zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
  Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und
  vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in
  ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Im Regelfall werden Sie auf zwei Formate von elektronischen Rechnungen treffen:

1. Elektronische Rechnung im ZUGFerD Format
   Hierbei handelt es sich um ein Hybrides Rechnungsformat mit dem großen Vorteil, dass der menschliche Empfänger eine bereits gewohnte PDF-Datei erhält.
   Diese unterscheidet sich auf den ersten Blick nicht von einer Rechnung, welche wie bisher anstatt ausgedruckt in das PDF-Format gewandelt wurde.
   Sie kann ohne weitere Hilfsprogramme vom menschlichen Empfänger gelesen werden.
   Der strukturierte elektronisch verarbeitbare Teil steckt in einem in das PDF integrierten Anhang im XML-Format, welcher durch entsprechende Programme gelesen werden kann.
2. Elektronische Rechnung im XRechnung Format
   Eine XRechnung besteht nur aus der oben bereits erwähnten strukturierten XML-Datei. Diese kann nur von einem entsprechenden Programm gelesen und weiterverarbeitet werden oder mit einem zusätzlich zu installierenden Viewer-Programm auch für den Menschen lesbar angezeigt werden.

Eine elektronische Beispiel-Rechnung im ZUGFerD Format können Sie hier herunterladen Beispielrechnung RE_9999999999.pdf

Im Regelfall öffnet sich direkt in Ihrem Browser eine Vorschau der PDF-Datei, sie sehen eine normale Rechnung. Wenn Sie die Datei auf Ihrem Computer speichern und dann mit dem AdobeAcrobat Reader (oder einem ähnlichem PDF-Viewer) öffnen,  können Sie über das Heftklammer Symbol die enthaltenen Anhänge anzeigen.
Hier finden Sie die Datei factur-x.xml - diese beinhaltet die gleichen Daten wie das angezeigte PDF, maschinenlesbar in strukturierter Form.

Eine elektronische Rechnung im XRechnung Format besteht nur aus einer solcher XML-Datei - sie benötigen einen Viewer um diese anzeigen zu können.

Eine Linksammlung zu Viewern und weiteren Tools finden Sie hier https://www.vgsd.de/linksammlung-kostenlose-e-rechnungs-tools/.

Sollten Sie das Thema E-Rechnung bereits angehen wollen, dann ist meine Antwort hier ganz klar:
Das ZUGFeRD-Format aber in der Version ab 2.2.0.

Als Hybridformat wird dieses als PDF verschickt, welches mit einem PDF-Viewer der inzwischen wohl auf fast jedem Computer installiert ist, vom Menschen gelesen werden kann.
Es enthält aber auch einen maschinenlesbaren strukturierten XML-Anhang im XRechnungs-Format welches von Behörden wie dem Bund vorausgesetzt wird.

Viel wichtiger ist aber m.E. der durch Menschen problemlos lesbare PDF Teil der E-Rechnung.
Was nützt es ihnen, wenn Sie zwar eine dem Gesetz entsprechende E-Rechnung als XRechnung verschicken, Ihr Kunde sich mit diesem Thema aber einfach noch nicht auseinandergesetzt hat?
Er wird wahrscheinlich die für ihn nicht lesbare Rechnung erst einmal nicht bezahlen.
Im besten Fall sich bei Ihnen melden und mitteilen, dass er hiermit nichts anfangen kann.

Weiter Vorteile:

• Privatkunden müssen sich mit dem Thema nicht auseinandersetzen, für Sie gilt die Pflicht ERechnungen empfangen zu können erst einmal nicht. Sie können aber einfach auch an diese Rechnungen im ZUGFeRD-Format versenden, erscheint wie eine normale PDF-Rechnung wie sie jeder schon jetzt bekommt.
• Die Rechnung kann auch bei ihnen als PDF archiviert werden. Im Problemfall können Sie diese einfach ausdrucken und als Duplikat per Post schicken oder faxen.

Bereits bisher hat die Finanzverwaltung verlangt, dass eine per Email als PDF Anhang übermittelte Rechnung in diesem elektronischen Format vom Unternehmer aufbewahrt wurde.
Auf Papier ausdrucken und in einem Ordner ablegen war also auch bisher nicht ausreichend.

Mit der E-Rechnung sollte dies aber nun endgültig der Vergangenheit angehören

Eine E-Rechnung enthält alle Informationen in maschinenlesbarer struktureller Form

• ein Onlinebankingprogramm kann automatisch Empfänger, Bankverbindung, Überweisungsbetrag, Rechnungsnummer, Kundennummer etc. zu 100% korrekt auslesen und vorbelegen
• ein Buchhaltungsprogramm kann neben Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, USt-ID, verschiedene Umsatzsteuersätze und die dazugehörigen Beträge, evtl. Warengruppen etc. automatisch auslesen
• ein Warenwirtschaftsprogramm kann die einzelnen gelieferten Artikel mit Menge, Artikelbezeichnung, Preis auslesen und weiterverarbeiten
• es entfällt das scannen von Papierrechnungen um z.B. digital in der Buchhaltung weiter arbeiten zu können
• es entfällt das fehleranfällige Auslesen per Texterkennung von gescannte Papierrechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen